در این مطلب قصد دارم با بررسی پنج مشکل اصلی برای کسانی که به تازگی مدیرعامل شده‌اند به توصیف دشواری‌های کار یک مدیرعامل حرفه ای بپردازم.
در این مطلب به نکات کلیدی در خصوص اهمیت استراتژی و جایگاه استراتژی در کسب و کار اشاره شده است که این نکات، حتی اگر در کسب و کاری کوچک فعالیت کنید و در جایگاه مدیرعامل نیز نباشید، هم‌چنان به شما برای درک بهتر کارکرد استراتژی کمک خواهند کرد.
مشکلات اصلی یک مدیرعامل
کسانی که به تازگی و برای نخستین بار در جایگاه مدیرعامل قرار می‌گیرند، با شگفتی‌هایی روبرو می‌شوند که هرگز انتظار آن را نداشته‌اند. این شگفتی‌ها هم برای آن‌هایی که قبلاً در همان سازمان مشغول به کار بوده‌اند و هم کسانی که از بیرون سازمان آمده و به مدیرعاملی منسوب شده‌اند، وجود دارند.
1- نداشتن وقت کافی
چون انتظارات و دردسرهای حاشیه‌ای از شما، در بیرون و داخل شرکت، بسیار بیشتر از چیزی است که پیش از این گمان می‌کرده‌اید، بنابراین یکی از مشکلات که با آن دست به گریبان خواهید بود، نداشتنِ وقت کافی برای اداره‌ی شرکت است.
شما برای اداره‌ی شرکت وقت کافی ندارید و به سرعت حجم و شدت تقاضاهایی که با آنها روبرو هستید، افزایش پیدا می‌کند.
همکار دیروز شما، اکنون که در این موقعیت جدید قرار دارید، از شما انتظار دارد به مشکلات کاری و مسائل مالی‌اش گوش بدهید.
انواع برنامه‌های تبلیغاتی رادیویی و تلویزیونی و سمینارها، به سراغ‌تان می‌آیند از شما می‌خواهند که در آنها حضور داشته باشید یا اگر حضور ندارید، لااقل اسپانسر شوید.
جلسات هیأت‌مدیره هم، معمولاً بدون این‌که دستاورد زیادی داشته باشد، وقت‌تان را می‌گیرد. ضمن این‌که همیشه کسانی در هیأت‌مدیره هستند که درک چندانی از فضای کسب و کار ندارند و توجیه‌کردن‌شان در جلسه و گزارش‌نویسی برای آنها در خارج از جلسه، بخشی از وقت شما را می‌گیرد. معمولاً هم کسی جز شما، زبان آنها را به خوبی نمی‌فهمد و این نوع کارها را نمی‌توانید به سادگی به دیگران تفویض کنید.
جلسات مهمی هست که جزئیات آنها را نمی‌دانید، اما حضور شما در آنها ضروری است. چون مثلاً برای یک شرکت بزرگ دیگر که قرار است همکاری با سازمان شما را آغاز کند، مهم است که جلسه در سطح مدیرعامل برگزار شود و در چنین شرایطی، گاهی باید پیش‌جلسه‌هایی هم داشته باشید تا مدیران‌تان اطلاعات کافی درباره‌ی محتوای جلسه را در اختیارتان قرار دهند و به اصطلاح، شما را brief کنند.
فعالیت‌های داخلی و حاشیه‌های درون و بیرون سازمان، بیش از آنچه انتظار دارید، وقت شما را می‌گیرند.
البته آنچه مطرح شد، صرفاً چند نمونه است و اگر پای حرف کسی که به تازگی مدیرعامل شده بنشینید و از او بپرسید که کارها و دردسرهایش چیست و چقدر با تصویر ذهنی‌اش پیش از رسیدن به این جایگاه تفاوت دارد، مثال‌ها و تجربه‌های بسیار بیشتری خواهید شنید.
2- هزینه بالای دستور دادن
بر خلاف انتظار شما، این‌که مدیرعامل هستید باعث نمی‌شود هر دستوری که دل‌تان می‌خواهد به دیگران بدهید، حتی اگر آن را مناسب سازمان هم بدانید. چون مقاومت‌ها و چالش‌های زیادی وجود دارد که قبلاً آنها را ندیده‌اید و با آنها روبرو نشده‌اید که همین امر دستور دادن را به امری بسیار پرهزینه تبدیل می‌کند.
فرض کنید در بالاترین نقطه‌ی اجرایی در چارت سازمانی شرکت، یعنی در جایگاه مدیرعامل نشسته‌اید. شرح شغل مدیرعامل ظاهراً نشان می‌دهد که شما می‌توانید در هر زمینه‌ای اظهارنظر کنید و دستور بدهید.
هر روز انواع سندها و گزارش‌ها و قراردادها از لایه‌های مختلف شرکت به دست‌تان می‌رسد. شما هم فکر می‌کنید که می‌توانید آنها را بررسی کرده و اگر مناسب دانستید، امضا کنید.
اما واقعیت چیز دیگری است. واقعیت این است که پیش‌نویس قراردادی که چند دست در شرکت گشته و در نهایت به دست شما رسیده، باید امضا شود.
اگر آن را امضا نکنید، مخالفان داخلی بسیاری پیدا خواهید کرد. در واقع، حتی اگر این واقعیت را دوست نداشته باشید، بسیاری از مدیران و کارشناسان شرکت، امضای شما را صوری و ظاهری فرض می‌کنند و در ذهن خود، آن را بخشی از بروکراسیِ ناکارآمد و کُندکننده‌ی مجموعه می‌دانند.
البته هم‌چنان حقیقت تلخی که در ابتدا هم مطرح شد وجود دارد و آن هم این است که اگر برنامه‌ها و قراردادها اجرا شد و نتیجه‌ی آن برای شرکت مطلوب نبود، هیأت مدیره، سهامداران و همکاران، شما را مقصر درجه‌ی یک قلمداد خواهند کرد.
به عنوان مدیر عامل باید بپذیرید که بسیاری از ابزارهای مستقیم، کارکرد چندانی ندارند و باید به سراغ ابزارهای غیرمستقیم بروید.
3- نداشتن آگاهی کامل
چون اطلاعاتی که به دست‌تان می‌رسد اغلب از صافی همکاران‌تان گذشته است. ضمن این‌که خودتان هم از جبهه‌ی عملیاتی دورتر شده‌اید و دیگر به شکل مستقیم، دستی در آتش کارها ندارید. خیلی سخت است که بفهمید واقعاً درون شرکت چه می‌گذرد و طبیعتاً به تمام امور آگاهی کاملی نخواهید داشت.
حالا دسترسی مستقیم شما به بخش‌های مختلف شرکت محدودتر شده است.
در نگاه اول به نظر می‌رسد که وقتی یک نفر مدیرعامل می‌شود، تمام شرکت در حیطه‌ی تسلط و دامنه‌ی نگاه او قرار می‌گیرد. اما اتفاقی که در عمل می‌افتد، معمولاً چیز دیگری است.
وقت شما میان انواع کارهای داخلی و بیرونی شرکت پخش می‌شود و وادار می‌شوید به گزارش‌های دیگران و سرپرست‌های واحدها و مدیران دیگر سازمان اتکا کنید.
اما آنها هم به علت‌ها و انگیزه‌های مختلف، ممکن است گزارش‌های کاملی را به شما ارائه ندهند.
از میان انواع قدرت‌هایی که در اختیار شما قرار گرفته، یکی از واقعی‌ترین آنها، اختیار تصمیم‌گیری درباره‌ی مسیر شغلی همکاران است. این‌که در جایگاه خود باقی بمانند یا ارتقا پیدا کنند و حتی این‌که چه زمانی باید عذر آنها را خواست و همکاری آنها را با شرکت، متوقف کرد.
با توجه به این نکته، اولویت اول همکاران در گزارش‌دهی و انتقال اخبار و اظهارنظرها، حفظ جایگاه فعلی و کمک به بهبود آتی جایگاه‌شان است. این هدف باعث می‌شود که حتی حرف‌هایی که دیروز از مدیر هم‌رده‌ی خود می‌شنیدید، امروز که مدیرعامل شده‌اید دیگر به گوش شما نرسد.
4- ارسال پیام به دیگران
شما بالاترین فرد مجموعه و رئیس واقعی نیستید؛ مدام باید با هیأت‌مدیره دست و پنجه نرم کنید و با افراد و سازمانهای مختلفی در ارتباط باشید و اگر مدیرعامل شرکتی با سهامی عام و با خُرده‌سهامداران فراوان هم که باشید این موضوع چالش برانگیزتر هم خواهد بود. چون سهامداران بورسی، اغلب سهام شرکت‌ها را برای مدت نسبتاً کوتاه یا میان‌مدت نگه می‌دارند. اما شما باید شرکت را در بلندمدت موفق کنید و این الزاماً منافع کسانی را که دغدغه‌ی کوتاه‌مدت و میان‌مدت دارند را تأمین نمی‌کند. ایجاد تعادل و پیش بردن تمام امور در اینگونه شرایط جزو وظایف یک مدیر عامل حرفه‌ای خواهد بود.
پس شما در هر لحظه با هر کلام و کار و اقدام‌تان و یا هر اقدامی که انجام نمی‌دهید و حرفی که نمی‌زنید، در حال ارسال پیام به دیگران هستید.
5- انسان بودن
شما هنوز انسان هستید؛ و باید با تمام ضعف‌ها و محدودیت‌های انسانی خود از جمله انرژی محدود و ناتوانی در ایجاد تعادل میان بخش‌های مختلف زندگی‌تان دست به‌گریبان باشید.
ابزار غلبه بر مشکلات
بطور کلی انتظارات زیادی از مدیرعامل وجود دارد و چالش‌ها و محدودیت‌های زیادی هم برای این جایگاه وجود دارد. بطوریکه مسئول موفقیت و شکست شرکت شما هستید؛ اما در اکثر فاکتورهای تعیین کننده‌ی موفقیت و شکست نقشی ندارید.
اختیارات شما بیش از هر فرد دیگری است؛ اما نمی‌توانید اختیارات‌تان را بدون دردسر به‌کار بگیرید. بله این یعنی شما مدیرعامل هستید.
ولی آیا ابزاری برای غلبه بر این مشکلات وجود دارد؟
از میان ابزارهای غیرمستقیم که در اختیار شما قرار می‌گیرد، استراتژی یکی از موثرترین آنها محسوب می‌شود.
مدیرعامل، باید وقت محدودی را که برای بحث و تبادل‌نظر با همکاران دارد، به تعیین و تدوین و تعریف استراتژی بگذراند و سپس، کمک کند که این استراتژی در تمام لایه‌ها جاری شود.
اگر از ابزار استراتژی به درستی استفاده شود، بسیاری از سیاست‌ها، انتظارات و خواسته‌های مدیریت ارشد شرکت، به این شیوه در سازمان تزریق می‌شود و دست مدیران در فعالیت‌های اجرایی و عملیاتی باز می‌ماند.
حتی اگر مدیران اجرایی و میانی قرار است با ارشدترین مقام شرکت صحبت و گفتگو کنند، ترجیحاً این گفتگوها باید بر سر استراتژی باشد و نه جزئیات کوچک‌تر.
اگر مدیرعامل استراتژی را به کمک همکاران و مدیران مجموعه به درستی تعریف، تدوین و اجرا کرده و مکانیزم‌های نظارتی مناسب را در نظر گرفته باشد، باید بتواند تقریباً هر نامه و سند و قراردادی را که به اتاقش می‌رسد، با خوشحالی و بدون چالش امضا و تأیید کند.
اگر چنین نمی‌شود، باید مشکل را در حوزه‌ی استراتژی و به عبارت ساده‌تر در تعریف، شفاف‌سازی، ابلاغ، اجرا و یا نظارت آن جستجو کند.
به هر حال برگه‌ای که روی میز مدیرعامل قرار می‌گیرد، مراحل متعددی را در سازمان طی کرده و کارشناسان و مدیران متعددی آن را دیده‌اند. اگر مدیرعامل هنوز با آن مشکل دارد و نمی‌خواهد که آن را امضا کند، مشخص می‌شود که در تعریف و تببین استراتژی‌های خود برای مجموعه ناتوان عمل کرده است و یا مشارکت و نظر آنها را در هنگام تدوین استراتژی به شکل مناسب و موثر، جلب نکرده و اکنون در این مرحله گرفتار شده است.
هر چقدر در تعریف و تدوین استراتژی بهتر و قوی‌تر عمل کنید، باید تصمیم‌های جزئی‌تر روزانه و عملیاتی برایتان ساده‌تر باشد و وقت کمتری از تیم‌تان بگیرد.
گاهی اوقات، وقت نگذاشتن برای یک انتخاب استراتژیک یا شفاف نکردن آن در تیم باعث می‌شود که همان موضوع، بارها در قالب بحث‌ها و تعارض‌ها و اختلاف‌نظرهای کوچک‌تر، مطرح شده و وقت شما را بگیرد.
آیا شما مشکلات دیگری را برای یک مدیرعامل متصور هستید که آنها را با ما به اشتراک بگذارید؟
